Vergelijk SuperOffice CRM Online op basis van onderstaande onafhankelijke review met andere online CRM systemen. SuperOffice CRM is een online CRM oplossing van Noorse makelij, dat hier in 1989 mee is gestart, uiteraard in eerste instantie met on-premise software voor CRM.
De kernmarkt van SuperOffice is Scandinavië en sinds 1992 is SuperOffice in de Benelux beschikbaar. In 2009, 2011 en 2012 heeft SuperOffice CRM Online de prijs “Best in Test” gewonnen van PC World, een test onder de beste CRM-systemen in Noorwegen. De interface van het online CRM pakket is beschikbaar in het Duits, Zweeds, Noors, Deens, Fins, Engels, Nederlands, Spaans, Frans, Pools en Russisch. Voor de database moet een vaste keuze van taal gemaakt worden (dit heeft betrekking op de velden die worden getoond). “Vinden, vangen en behouden van klanten” is de rode draad in de ontwikkeling van SuperOffice. Er zijn inmiddels duizenden gebruikers aangesloten op de online CRM versie.
Inhoud
Gebruiksgemak
Het gebruikersinterface van SuperOffice CRM loopt mijlenver voor op de concurrenten volgens PC World. Dat laat dus weinig te raden over; de user interface van dit online CRM pakket is bijzonder goed en is geoptimaliseerd om effectief informatie te kunnen beheren. Zo wordt bijvoorbeeld bij de zgn. klantenkaart informatie van meerdere modules getoond en worden favoriete acties in de balk onderin getoond.
Functionaliteit
Het online CRM tool biedt o.a. de volgende functionaliteit:
- Beheer van contacten, sales pijplijn, documenten, projecten en agenda’s;
- Beheer op opvolging van acties, waarbij te laat in het rood wordt getoond;
- Dashboards op diverse aspecten van klantrelatiebeheer;
- Integratie met e-mail en Microsoft Office tools;
- Analyse van verkoopverwachting;
- Het maken van rapportages (in de Professional editie kunt u deze zelf aanpassen en samenstellen).
Een hele aardige module is de Sales intelligence module (SAINT), die beschikbaar is in de Professional editie. Hiermee wordt het voor salesmanagers mogelijk om regels in te stellen bij het beheren van bijvoorbeeld klanten en activiteiten. Vervolgens helpen voorgedefinieerde workflows en herinneringen (alerts) de medewerkers bij het op tijd opvolgen (vervolg)acties.
Via de verkoopgids kunnen via workflows van het salesproces (bijvoorbeeld lead, eerste gesprek, offerte, tweede gesprek, akkoord) en projecten worden ondersteund. Deze worksflows zijn door u zelf in te richten.
Het enige dat standaard ontbreekt zijn dashboards. Deze worden veelal ontwikkeld door partners.
Vanaf de zomer van 2014 is de module Customer Service ook beschikbaar in de online variant van het CRM pakket voor o.a. klachtenafhandeling.
Support
SuperOffice CRM Online beschikt over een knowledge base in diverse talen. Op verschillende niveaus, zoals beheerders, eindgebruikers, etc. wordt ondersteuning geboden. Door middel van bijvoorbeeld het help menu in de tool wordt u naar de (met login afgeschermde) supportwebsite geleid. Telefonisch contact opnemen met support is niet mogelijk. Wel werkt SuperOffice met een ticketingsysteem voor support, waarbij support wel kan uitbellen (webex/teamviewer) naar klanten.
De leverancier werkt daarnaast met verzoekregistratie; een soort wizard die helpt bij de definitie van een verzoek en zorgt voor eenduidige en duidelijke meldingen. Met deze verzoeken wordt tevens achtergrondinformatie verzonden, zoals het type browser, OS, E-mail client, etc. U bent ook in staat om bij een verzoek schermafbeeldingen toe te voegen. Er geldt geen limiet op cases en u kunt via deze weg zowel bugs als wensen melden. Support is bij SuperOffice inclusief, dus u hoeft hiervoor geen extra kosten te betalen.
Training wordt o.a. aangeboden middels E-learning. Hierbij worden alle modules uitgelegd aan de hand van video’s, documentatie, topic tests (een soort toets of iemand alles heeft begrepen), simulatie van opdrachten, incl. inzicht in de voortgang van de training. Trainingen worden ook bij bedrijven verzorgd op consultancybasis (0,5 dag tot maximaal 2 dagen). Verder verzorgt SuperOffice elke 2 weken gratis webinars voor administrators van het online CRM tool, waarin zaken bijvoorbeeld imports, het toevoegen van velden, het maken van selecties voor rapportages en tips over het effectief gebruik en installatie van Web Tools aan de orde komen.
Voor implementatie van CRM binnen uw bedrijf wordt een tool geboden: Get Started Plan. Tot slot maakt SuperOffice gebruik van een E-mail Succes Program, waarbij nieuwe gebruikers automatisch een aantal keer een e-mail ontvangen met praktische tips.
Integratie
Integratie met Exchange, Outlook en Gmail is onderdeel van SuperOffice voor de afhandeling en beheer van e-mail. Vanuit SuperOffice CRM Online kunnen mails worden verstuurd en gearchiveerd. De Professional editie beschikt daarnaast over een integratie met Office 365 (documenten) en Google Docs. iCal integratie is standaard in alle versies van SuperOffice. Via een add on van een van de partners beschikt u tegen meerprijs ook over de synchronisatie met uw Outlook kalender. Integratie door middel van webservices en/of API is mogelijk vanaf de zomer van 2014.
Rapportage
De grafische weergave van analyses en rapportages is indrukwekkend. Er is duidelijk veel aandacht besteed aan een eenvoudige en betekenisvolle weergave. Rapportages zijn (in de professionele editie) vrij eenvoudig zelf samen te stellen. Er is een aantal tabbladen (categorieën) met een aantal rapporten beschikbaar en u kunt favorieten zelf instellen. Rapportages worden in PDF-formaat aangeleverd. Het aanpassen van bestaande of ontwikkelen van nieuwe rapportages wordt door consultants gedaan. Echter, het is ook mogelijk om zelf selecties te definiëren die u in als rapportage kunt gebruiken.
Daarnaast is het mogelijk om Word-templates te definiëren en deze via celverwijzing te laten vullen met gegevens uit SuperOffice.
Eigendom van gegevens
De leverancier kan geen gegevens van u inzien. SuperOffice maakt wel gebruik van monitorfuncties voor het verzamelen van gegevens over bijvoorbeeld aantallen, volumes en laatste inlogactie, maar dat gebeurt op basis van geanonimiseerde gegevens. Als een klant bijvoorbeeld geen gebruik blijkt te maken van het tool, dan wordt contact opgenomen. Gegevens worden alleen gebruikt om te kunnen helpen of analyse op gebruik van functies te kunnen doen.
Beschikbaarheid
Qua beschikbaarheid voor de software as a service (SaaS) variant van SuperOffice wordt 99,8% gegarandeerd. Hierbij wordt als definitie van “niet beschikbaar” letterlijk gehanteerd dat de klant geen beschikking heeft over het tool. Als dat wordt overschreden, kan de klant naar rato een vergoeding vragen. Bij calamiteiten op het gebeid van beschikbaarheid worden alle administrators van de klanten geïnformeerd per SMS. Als klant heeft u inzage in de beschikbaarheidsprestaties.
Zelf hosten van SuperOffice is mogelijk, vaak via een partner. Er komt wel meer consultancy bij kijken voor installatie en implementatie. Bij zelf hosten betaalt u dezelfde licentiekosten.
Back-ups
Er wordt door SuperOffice elk half uur een back-up gemaakt van uw gegevens. De back-ups worden op fysiek gescheiden plaatsen minimaal een maand bewaard. Restore service is kosteloos. Authentieke back-ups kunt u bij SuperOffice bestellen, indien nodig. U bent zelf in staat om overzichten op te maken die u vervolgens naar Excel kunt exporteren. Op die manier heeft u de mogelijkheid uw eigen informatie veilig te stellen.
Uitwisselbaarheid
Voor het uitwisselen van gegevens zijn verschillende opties, waaronder Excel. Zo heeft u de mogelijkheid om selecties te definiëren die naar Excel kunnen worden geëxporteerd. Ook zijn zelfstandig bedrijfs- en contactgegevens te importeren vanuit Excel, Outlook en Gmail. Voor het importeren vanuit Excel zijn hiervoor wizards beschikbaar. De mogelijkheid om via selecties gegevens naar Excel te exporteren wordt overigens veel gebruikt voor de koppeling met boekhoudsoftware.
Aanpasbaarheid
Met de flexibiliteit van de cloudversie van SuperOffice is het prima gesteld. Er zijn diverse zaken zelf aan te passen en daarvoor is geen vergaande programmeerkennis nodig. Zonder IT-expertise bent u daar als administrator prima toe in staat. Zoals eerder genoemd kunt u zelf velden benoemen en het datatype ervan bepalen. Daarnaast heeft u de vrijheid om workflows te definiëren voor bijvoorbeeld projecten en uw salesproces. Het meeste van deze flexibiliteit bevindt zich overigens in de Professional editie.
Social functionaliteit is in SuperOffice niet ontwikkeld. Wel is het mogelijk om in de klantenkaart een webpaneel toe te voegen om bijvoorbeeld LinkedIn te tonen, maar dat mag niet echt een volwaardige social koppeling worden genoemd.
Mobiel
Met Pocket CRM is mobiele ondersteuning voor Android en Apple (iOS – iPhone en iPad) tablets en smartphones. Aan beschikbaarheid op Windows Phone en tablets wordt gewerkt. De meeste functionaliteiten die u via een desktop kunt benaderen zijn hiermee ook mobiel beschikbaar zoals klantgegevens en -geschiedenis, projectinformatie, e-mails, herinnerings-sms versturen voor bijvoorbeeld een webinar, verkoopinformatie (pipeline) en agenda. Aardig is dat het mogelijk is om SMS- en e-mailberichten te versturen en foto’s te maken vanuit de app. Deze berichten zijn vervolgens direct op te slaan onder de klantenkaart. Pocket CRM is niet offline te gebruiken. Aan het mobiele gebruik van SuperOffice middels Pocket CRM is een extra vergoeding per gebruiker verbonden.
Voorwaarden en kosten
SuperOffice hanteert eigen voorwaarden voor het gebruik van het online CRM pakket. Een overeenkomst wordt afgesloten voor 12 minimaal maanden en wordt telkens een facturatieperiode (is gelijk aan een kwartaal) verlengd. Tot een maand voorafgaand aan een facturatieperiode heeft u de gelegenheid om op te zeggen. Extra afgenomen licenties in een facturatieperiode worden naar rato verrekend. SuperOffice factureert elk kwartaal vooraf.
De online software is er in 2 versies; de CRM Online Standard editie en de CRM Online Professional editie. De Standard editie kost € 37,- per gebruiker per maand, inclusief 5 Gb dataopslag en integratie van e-mail en Microsoft Office. De Professional editie kost € 49,- per gebruiker per maand, inclusief 10 Gb aan dataopslag, de SAINT-module, de verkoop-monitoring tool en aanvullend te definiëren velden dat de flexibiliteit en aanpasbaarheid verhoogt. Voor beide varianten gelden inmiddels geen opstartkosten meer (voorheen was dit wel het geval).
De kosten voor mobiel gebruik van SuperOffice bedragen € 8,- per gebruiker per maand. Ondersteuning door een consultant op afstand is mogelijk in eenheden van een halve dag (a € 475,-). Bij ondersteuning op locatie worden daarnaast voorrijkosten in rekening gebracht.
SuperOffice is 30 dagen gratis te proberen. Hierbij krijgt u overigens middels een aantal e-mails ondersteuning in het proces. Na deze 30 dagen kan besloten worden om met de testdatabase door te gaan of wellicht een nieuwe inrichting te krijgen als betalende klant.
Conclusie
SuperOffice is niet per se goedkoop, gezien de alternatieven, maar het kent een prima prijs-kwaliteit-verhouding. Het is een erg volledig online CRM tool en beschikt over integratie met een aantal gangbare pakketten. De gebruikersinterface is uitstekend en het pakket biedt veel flexibiliteit. Vergelijk SuperOffice CRM Online met andere online CRM pakketten (bekijk hiervoor de overige reviews via het menu).