Het vergelijken van online CRM software in algemene zin is niet altijd eenvoudig. Zeker omdat er in het geval van CRM pakketten behoorlijk wat leveranciers zijn, is het goed om te weten wat de belangrijkste aspecten bij vergelijking van online CRM software zijn waarop u moet letten.
Om te beginnen dient u bij de keuze van CRM software te kiezen voor een pakket dat het beste aansluit bij uw bedrijfsvoering. Of u bijvoorbeeld producten of diensten verkoopt kan verschil maken in welk CRM tool voor u uberhaupt geschikt is. Daarnaast is het van belang dat het CRM pakket aansluit bij uw gekozen werkwijze en strategie en dat u bijvoorbeeld (kritische) performance indicatoren die voor u van belang zijn kunt monitoren. 
Dit zijn zaken die u, als kenner van uw eigen bedrijf, vooral zelf objectief zal kunnen en moeten beoordelen.
Naast de vergelijkingscriteria die afhankelijk zijn van uw bedrijfsvoering, zijn er nog een aantal andere belangrijke aspecten bij vergelijking van online CRM systemen die een rol spelen. Antwoorden op onderstaande (sub)vragen kunnen u helpen bij het vergelijken en maken van uw keuze:
Wat is de beschikbaarheid van het CRM tool?
- Zijn er standaard tijdsintervallen waarop onderhoud plaatsvindt?
- Welke garanties heb ik op beschikbaarheid?
- Is er een boetesysteem waarop ik kan terugvallen?
Hoe gebruiksvriendelijk is de CRM software?
- Kunnen mijn gebruikers er zelfstandig in werken?
- Hebben gebruikers een cursus of training nodig?
- Is de gebruikersinterface begrijpelijk en intuitief?
- Werkt de software ook op mobiele apparaten?
Hoe is support (ondersteuning) geregeld?
- Is er documentatie beschikbaar voor eindgebruikers?
- Is er een online helpfunctie in de CRM software zelf?
- Kunnen eindgebruikers e-mail, bellen en/of live chatten met de leverancier bij vragen?
Hoe zijn back-ups geregeld voor mijn CRM oplossing?
- Maakt de leverancier regelmatig back-ups en zijn die ook voor mij beschikbaar?
- Is er de mogelijkheid om zelf back-ups te maken van mijn CRM gegevens?
- Worden back-ups op meerdere locaties gedupliceerd bewaard?
Wat zijn de performanceprestaties (snelheid)?
In hoeverre heeft u behoefte aan aanpasbaarheid / flexibilieit van de software?
- Zijn er tools die exact voldoen aan mijn procedures en werkwijze?
- Gaan mijn bedrijf in de toekomst uitbreiden en wil ik dan mogelijk anders gaan werken?
- Verwacht ik dat ik na verloop van tijd veranderende behoefte heb aan functionaliteit van mijn software voor klantrelatiebeheer?
Waar ligt het eigendom van mijn gegevens?
- Is en blijft alle data die ik vastleg mijn eigendom?
- Wordt de leveranchier automatisch mede-eigenaar van mijn klantgegevens?
- Heeft de leverancier het recht om mijn gegevens te gebruiken?
In hoeverre kan ik de CRM software integreren met mijn andere software en systemen?
- Kan ik mijn gegevens handmatig exporteren?
- Beschikt de software over mogelijkheden om gegevens handmatig te importeren?
- Kan het pakket geautomatiseerd data uitwisselen met software van derden (bijvoorbeeld via API of web services)?
Kan ik het online CRM pakket integreren met social media, zoals Facebook, Twitter en LinkedIn?
Tegen welke voorwaarden neem ik de online CRM software af?
- Kan ik een service level agreement (SLA) afsluiten?
- Heeft de leverancier eigen voorwaarden?
- In hoeverre kan ik mijn eigen voorwaarden van toepassing verklaren?
- Heb ik garanties?
- Krijg ik bij ondermaatste prestaties een vergoeding van de leverancier?
Wat zijn de kosten van de online CRM oplossing?
- Wat is het prijsmodel?
- Hoe worden de kosten opgebouwd?
- Zijn er aanvullende diensten die ik kan/moet afnemen?
- Met welke frequentie betaal ik?
- Wat is de minimale contractduur?