Een belangrijk punt van vergelijking is de beschikbaarheid van online CRM tools. Als u kiest voor online software, dan is dat vaak omdat u daarmee onafhankelijk van tijd en plaats de beschikking heeft over uw gegevens en hiermee kunt werken.
Het feit dat software online (in de cloud) beschikbaar wordt gesteld, betekent niet dat het automatisch 100% van de tijd beschikbaar is. Leveranciers hebben, afhankelijk van hun technische infrastructuur (het samenspel van inrichting van servers, routers, firewalls, netwerken, back-ups, ondersteunende software, etc.), op regelmatige en minder regelmatige basis tijdframes nodig om hun systemen te updaten. Op die momenten zult u veelal tijdelijk en conform een vooraf aangekondigde tijdframe niet kunnen beschikken over uw online CRM software.
Boetes
Verder zullen leveranciers van online CRM systemen van elkaar verschillen ten aanzien van de garanties voor de beschikbaarheid van hun software. Klanten hebben nog weleens het idee dat een boetesysteem een leverancier prikkelt om de beschikbaarheid te optimaliseren, maar niets is minder waar. Vaak zijn dat soort boetes op een manier in de prijs verrekend, maar bij verminderde beschikbaarheid is imagoschade op dat gebied veel harder en vervelender.
Boetes zijn vaak maar een fractie van de totale schade in dat soort gevallen. Leveranciers van cloud-software hebben absoluut baat bij een optimale beschikbaarheid. Boetes zullen niet altijd gelden in de vorm van een bedrag dat u op uw rekening ontvangt. Vaak bieden leveranciers compensatie in de vorm van verminderde kosten, zoals een aantal dagen of maanden kosteloos gebruik. Resultaten uit het verleden bieden vaak geen garantie voor de toekomst, maar ook boetesystemen doen dat niet.
Zelf hosten
Er zijn overigens online CRM software leveranciers die het toestaan om als alternatief de software in uw eigen organisatie te hosten. In dat geval bent u aangewezen op uw eigen IT infrastructuur en bent u niet meer afhankelijk van de beschikbaarheid (en performance) die uw leverancier biedt. Houdt u in het geval van het zelf hosten van uw CRM oplossing rekening mee dat u zelf ook de kosten voor de gehele infrastructuur draagt, inclusief bijvoorbeeld licenties voor operating system, database(s), beveiliging en back-ups.