Vaak wordt gedacht dat met het gebruik van cloud software alle gegevens op straat liggen. Het tegendeel is echter waar. 
Omdat het hosten van de software en vastgelegde gegevens integraal onderdeel en visitiekaartje is van de dienstverlening, wordt hier qua beheer en organisatie door leveranciers vaak zwaar op ingezet. Elke leverancier heeft een team van experts die de beveiliging nauwlettend in de gaten houdt, vaak veel meer dan dan aandacht die doorgaans wordt besteed aan niet gehoste-software en bijbehorende gegevens. Dit is dus zeker geen as die bepaalt waar het eigendom van gegevens ligt. Dat is vaak veel meer contractueel geregeld. Let dus op voorwaarden op dit gebied bij uw keuze van een online CRM leverancier.
Gebruik van uw gegevens
In voorwaarden bij contracten wordt vaak vastgelegd of alle data in uw eigendom blijft. Een lagere prijs kan duiden op concessies op dit vlak. In die gevallen kan de leverancier wellicht hebben afgedwongen dat hij toegang heeft tot uw gegevens voor gebruik voor commerciële doeleinden, uw gegevens mag delen met derden of zelfs dat de leverancier mede-eigenaar wordt van door u vastgelegde gegevens.
Fysieke locatie
Inherent aan CRM cloud software is vaak dat er niet bekend wordt gemaakt waar uw data geografisch wordt opgeslagen. Dat is niet iets om meteen van in paniek te raken. Dat weet u immers ook niet als u gebruik maakt van webmail, Facebook, Dropbox, Instagram, etc. Echter, er zijn landen met regels over opgeslagen data, bijvoorbeeld de autoriteiten in dat land zichzelf zonder toestemming toegang mag verschaffen tot uw data. In dit kader is het interessant te weten wat bijvoorbeeld de Patriot Act inhoudt. Privacy is binnen de EU en in Nederland vaak beter geregeld. Het is iets waarop u kunt letten bij uw keuze voor een online CRM systeem.
Eigendom van gegevens is dus niet iets wat inherent is aan het al dan niet afnemen van software in de cloud, maar meer iets dat in voorwaardensfeer wordt afgesproken.