Een belangrijk aspect bij de selectie van een CRM tool is de mate van gebruiksgemak. Gebruiksvriendelijkheid van online CRM software houdt niet op bij de letterlijke betekenis van het woord, maar hier zit meer achter.
Opleiding
Bepaal in hoeverre de inzet van de gekozen software vergt dat eindgebruikers (alle eindgebruikers of slechts de key users) een training of opleiding moeten volgen of dat het CRM systeem zo intuitief is dat het zelflerend. 
De snelheid qua doorlooptijd waarmee eindgebruikers met een systeem overweg kunnen is cruciaal, want hierin schuilen mogelijk verborgen kosten.
Niveau
Elk bedrijf kent medewerkers met verschillende niveaus van computervaardigheid. Het is niet alleen belangrijk dat de wiz-kids er effectief en efficiënt mee kunnen werken, maar ook de mensen die minder bedreven zijn met software tools. De mate waarin de user interface begrijpelijk en intuitief is is hierin van cruciaal belang.
Ondersteuning
Training voor gebruik van software is belangrijk. Echter, als medewerkers training hebben gehad moeten ze er echt mee gaan werken. Ook dan is een vorm van begeleiding en ondersteuning van belang. Tegenwoordig hebben veel software pakketten een on-site handleiding (help knoppen/iconen in het tool zelf of een online knowledge base). Een traditioneel alternatief kan worden geboden in de vorm van een papieren handleiding.
Mobiel
Tot slot moet u zich afvragen of de Gebruiksvriendelijkheid van online CRM software voor u alleen van belang is op desktop computers. Immers, veel bedrijven werken tegenwoordig deels mobiel. Als veel van uw medewerkers regelmatig onderweg zijn, is het meer dan een kans als uw medewerkers mobiel toegang hebben tot uw online CRM software. Het is niet vanzelfsprekend dat dit elk CRM tool beschikt over een mobiele interface. Als die er wel is, is het goed te vergelijken hoe de mobile interfaces van CRM software zich qua gebruiksvriendelijkheid tot elkaar verhouden.
Off-line
Bij het vergelijken van online CRM aanbieders is een onderscheidend kenmerk of de CRM toepassing ook off-line mobiele clients heeft. Dit houdt in dat u in staat bent om via uw tablet of smartphone te werken zonder werkende internetverbinding, waarbij gegevens weer worden gesynchroniseerd zodra u weer online bent.
Het mobiel inzetten van uw CRM toepassing kan ontzettend veel tijdwinst en dus geldwinst voor uw bedrijf opleveren.