Exact Online CRM review

Algemeen

Exact maakt bedrijfssoftware voor mkb’ers en accountants wereldwijd. In de Benelux is het bedrijf is een van de grote spelers op het gebied van online bedrijfssoftware voor het mkb. Exact biedt sinds 2005 al online softwareoplossingen.

Naast cloud oplossingen levert Exact ook on-premises software. Rond de 150.000 bedrijven werken wereldwijd met Exact Online. Exact biedt software op het gebied van boekhouden, zakelijke dienstverlening, handel en productie. In elk van deze pakketten zit sinds eind 2012 standaard CRM geïmplementeerd. Alle pakketten zijn beschikbaar in het Nederlands Engels, Frans en Duits. Hier beperken we ons tot het CRM-gedeelte van de bedrijfssoftware. Vergelijk Exact Online CRM aan de hand van de onafhankelijke en objectieve review in dit artikel.

Screenhots

Exact online is een CRM systeem uitgegeven door Exact Software. Het is een Nederlandse organisatie die in 1984 is opgericht in Delft. Inmiddels is Exact Software uitgegroeid tot één van de grootste uitgevers van CRM systemen ter wereld. Exact Software richt zich met name op MKB-ers. In dit artikel vertellen wij je alles wat je wilt weten over het Exact online CRM systeem.

Functies

Allereerst gaan we het hebben over de functionaliteiten die het Exact online CRM systeem heeft. Binnen het CRM systeem staat alle informatie over de klant op één plek. Dit geeft de volgende mogelijkheden

Alle informatie per klant staat op één plek: van de eerste offerte tot en met de laatste betaling. In dit software as a service (SaaS) CRM pakket kunt u:

• relaties, contactpersonen en anders stamgegevens aanmaken en onderhouden;
• verkoopkansen bekijken;
• offertes aanmaken, wijzigen, verwerken en genereren (in PDF of MS Word);
• taken beheren;
• e-mailsjablonen gebruiken;
• campagnes plannen en onderhouden;
• contactlijsten voor marketing (campagnes) beheren.

Mijn cockpit is naar uw eigen smaak in te richten, zodat u bijvoorbeeld in één oogopslag alle verkoopkansen, de verkooppijplijn en de verkoopprognose ziet. Ten behoeve van marketing is het mogelijk campagnes en bijbehorende contactlijsten te beheren. Een aardige functie is het kunnen filteren op stad of postcodegebied bij verkoopkansen. Dat kan handig zijn als u bezoeken in een regio wilt combineren. Het bewaren/opslaan van documenten werkt eenvoudig door documenten te slepen naar Exact Online.

Het online CRM tool biedt de mogelijkheid om ten behoeve van uniformiteit e-mailsjablonen te gebruiken bij het verzenden van e-mails. Deze e-mailsjablonen kunt u in MS Word definiëren. E-mails kunt u automatisch in Exact Online CRM bewaren door bij het versturen een speciaal e-mailadres in het bcc-veld in te vullen of door ontvangen e-mails naar een speciaal e-mailadres door te sturen. Ook offertes kunnen middels een MS Word-sjabloon worden gegenereerd. Noemenswaardig is de toekomstige mogelijkheid om een offerte per mail te versturen met een link, waarmee een potentiële klant de offerte kan accorderen, eventueel vergezeld van opmerkingen.

Prijzen

Exact online crm is een onderdeel van Exact online boekhouden. Er zijn veel verschillende soorten abonnementen per industriegroep.

Voor Exact Online Boekhouden zijn er drie verschillende abonnementen:

• Essentials (€ 39,- per maand)
• Plus (€ 72,-  per maand)
• Premium (€ 106,- per maand)

Deze prijzen zijn inclusief 2 gebruikers. Een extra gebruiker kost 16 euro extra per maand.

Alle hierboven genoemde versies zijn inclusief CRM, dus gebruikers hebben binnen hun huidige abonnement kosteloos de beschikking over de CRM-functionaliteit. Daarnaast zijn er meerdere uitbreidingspakketten te verkrijgen. Ook is er nog de mogelijkheid om voor een vast bedrag per maand extra administraties of extra gebruikers toe te voegen. Alle pakketten zijn 30 dagen gratis te proberen. Een abonnement wordt maandelijks stilzwijgend verlengd totdat wordt opgezegd. Per maand kunt u het aantal administraties of gebruikers aanpassen.

De CRM module is Exact Online op dit moment niet los te verkrijgen. Het is niet uitgesloten dat dit op korte termijn verandert, gezien de serieuze positionering op CRM-vlak van Exact.

Video’s

Gebruiksvriendelijkheid

CRM in Exact Online heeft een eenvoudige user interface. Het is gebruiksvriendelijk, intuïtief en rustig. De invoerschermen zijn voorzien van wat ruimte/spacing tussen de velden, waardoor u soms wat veel moet scrollen. Op de overzichtsschermen kunt u zelf kiezen om alle informatie in één scherm te zien of middels tabbladen/secties informatie per onderwerp te zien.
Selectielijstjes werken met popups, waarna vaak ook het identificerend veld (bijvoorbeeld een code of afkorting) wordt getoond van hetgeen u heeft geselecteerd. Het is kenmerkend voor ERP-software, waarin eindgebruikers gewend zijn om op die manier te werken. Het “Mijn cockpit” dashboard is, net als diverse overzichten, zelf in aan te passen per gebruiker, zodat u zelf kunt bepalen welke zaken u belangrijk vindt om in één oogopslag te zien.

Performance/snelheid

De ervaren snelheid van Exact Online CRM tijdens het gebruik (zowel in het weekend als tijdens werkdagen) is prima.

Beschikbaarheid Exact online CRM

Exact spant zich in voor optimale beschikbaarheid conform de voorwaarden. Er worden geen garanties geboden op dit vlak. Aangezien het niet mogelijk is om Exact Online zelf te hosten, is hosting voor Exact een onderdeel van de core business, dus vermoedelijk heeft u als klant op dit vlak geen zorgen.

Wat grotere updates, waardoor de site tijdelijk niet bereikbaar is, worden van tevoren gecommuniceerd en worden niet onder werktijd uitgevoerd.

De beveiliging is ISAE 3402 certificering gecertificeerd.

Back-ups

Back-ups van Exact Online CRM kunt u met één druk op de knop zelf maken. Daarnaast maakt Exact minimaal dagelijks een back-up van uw data, maar deze is niet voor u als klant beschikbaar om terug te zetten (restore), maar bedoeld voor noodsituaties bij de leverancier.

Exact online CRM Support

Exact biedt gratis online webinars of gratis kennissessies op locatie aan beginnende of potentiële klanten van CRM in Exact Online om op die manier meer te leren over het product. Daarnaast biedt Exact diverse gratis trainingen en online hulp. Het trainingsmateriaal is ook beschikbaar op in het Help Center. Tevens is een supportafdeling bemand, waarmee u per e-mail, telefoon of chat contact kunt leggen. Ook via sociale kanalen, zoals Twiter, kunt u goed contact leggen met Exact, waarna vrij snel contact met u wordt gezocht.

Uit onze eigen ervaring en ook van onze relaties horen we de laatste tijd nogal eens de klacht dat Exact traag of in een aantal gevallen helemaal niet reageert op contactverzoeken of e-mails. Dat kan hinderlijk zijn, indien u snel aan de slag wilt of vlot wilt worden geholpen.

Het CRM systeem van Exact online is via de handige app overal beschikbaar. Via de app heb je toegang tot alle modules van Exact online. Het is niet mogelijk om Exact online zelf te hosten. Grote updates van de website worden van tevoren gecommuniceerd en worden niet onder werktijd uitgevoerd. De beveiliging van Exact Online is ISAE 3402 gecertificeerd. Daarnaast maak je met één druk op de knop een back-up. Zo zijn de bestanden altijd veilig.

Exact online biedt support op veel manieren. Er zijn gratis online webinars en kennissessies op locatie. Handig voor beginners om meer te leren over het CRM systeem. Verder biedt Exact online hulp en gratis trainingsmateriaal. Dit alles is beschikbaar in het Help Center. Er is natuurlijk ook een support afdeling, voor acute problemen. Zij zijn bereikbaar via e-mail, telefoon en chat. Natuurlijk kun je hen ook bereiken via social media.

Aanpasbaar

Het CRM systeem van Exact online heeft een rustig ogend en eenvoudige gebruikersinterface. Hierin kun je veel zelf aanpassen, zoals het “Mijn Cockpit” dashboard. Ook de rapportages en overzichten kun je geheel naar eigen hand zetten. Zo kun je zelf bepalen welke zaken belangrijk zijn.

De gebruikers van Exact Online CRM kunnen daarnaast zelf alle gegevens beheren, zoals bronnen van leads en verkoopfases met bijbehorende percentages. Dit kunt u met behulp van acht vrije velden op de relatiekaart geheel naar eigen inzicht classificeren. Deze classificaties komen terug in de verschillende overzichten, maar worden ook gebruikt bij het zoeken naar relaties en overzichten van marketinglijsten. Dit alles verhoogt de gebruiksvriendelijkheid van het platform.

Mobiel

CRM in Exact Online is voor Android of iOS (iPad en iPh one) als mobiele app beschikbaar. Via de app heeft u toegang tot alle modules binnen Exact Online, waarbij de meest relevante gegevens worden ontsloten. In geval van CRM zijn de menu’s “Relaties”,  “Verkoopkansen” en “Activiteiten” interessant. Het gros van deze gegevens is ontsloten ter inzage, dus read-only. U bent wel in staat activiteiten aan te passen of notities te maken, eventueel via spraak. Voor het gebruik van de app is een internetverbinding noodzakelijk, dus de app werkt niet offline.

Rapportages Exact online CRM

Voor relaties, verkoopkansen en offertes biedt de online CRM oplossing van Exact meerdere voorgedefinieerde overzichten. Deze overzichten kunt u volledig naar uw hand zetten. Dat werkt vanuit Exact Online zelf, dus zonder externe tools. U heeft mogelijkheden om velden toe te voegen, te groeperen, basale opmaak toe te kennen, etc. Al deze overzichten zijn eenvoudig te exporteren naar Excel. Ook vanuit campagnes is het mogelijk selecties samen te stellen van relaties die u binnen een campagne wilt aanschrijven.

Social

U bent in staat accounts van LinkedIn en Twitter bij elke relatie te koppelen, zodat u vanuit het scherm bij de relatie direct inzicht heeft in de berichten en profielen. Op die manier bent u in staat om vanuit het CRM pakket te anticiperen op actuele ontwikkelingen bij uw (potentiële) klanten. Heel aardig is de mogelijkheid om een foto van een LinkedIn profiel aan een relatie te koppelen. U kunt daarnaast binnenkort op basis van trefwoorden zoeken in Twitterverkeer en berichten omzetten in acties.

Aanpasbaarheid / flexibiliteit

Als gebruiker van Exact Online CRM bent u in staat zelf uw stamgegevens te beheren, waaronder bronnen (van leads) en verkoopfasen met bijbehorende percentages. Om uw relaties naar eigen inzicht te classificeren heeft u de beschikking over acht vrije velden op de relatiekaart. Deze classificaties kunnen worden gebruikt bij het zoeken naar relaties, overzichten van marketinglijsten en bij verschillende financiële overzichten. Deze classificaties zijn overigens integraal ook in de andere onderdelen van Exact Online te gebruiken. Zoals eerder genoemd is het dashboard “Mijn cockpit” voor elke gebruiker uniek in te richten. U heeft de mogelijkheid om extra apps en functionaliteit toevoegen vanuit het App Center van Exact.

Koppelingen / integratie

De cloud software van Exact voor klantrelatiebeheer is onderdeel is van Exact Online Boekhouden, Exact Online Uren & Facturen, Exact Online Handel en Exact Online Productie. Daarmee sluit het naadloos aan op uw boekhouding, financiën, logistiek en uren- en productieadministratie van Exact. Daarnaast is er een integratie met Mailchimp voor het versturen van e-mailings. Meerwaarde van deze integratie is dat ook de afmeldingen van mailings worden teruggekoppeld in Exact Online.

Exact Online biedt diverse mogelijkheden om gegevens te importeren en exporteren in zowel XML als CSV/MS Excel. Voor de CRM module zijn o.a. offertes, verkoopkansen, wat stamgegevens en relaties relevant. De exports en imports zijn gebaseerd om informatieuitswisseling met Exact Globe en e-Synergy. Deze imports en exports kunnen uiteraard ook gebruikt worden om van en naar andere bronnen data uit te wisselen. De documentatie is vanuit Exact Online CRM zelf verzorgd doordat de volledige XML/XSD-schema’s beschikbaar zijn.

In het App Center van Exact worden diverse ontwikkelde koppelingen met derden (third party software) aangeboden. Deze producten zijn deels ontwikkeld door partners van Exact, maar ook door Exact zelf. Verder biedt Exact Online een API, waarmee u in staat bent om bi-directionele koppelingen op maat te (laten) ontwikkelen. Ondersteunde technieken hierbij zijn XML, JSON, REST en OAuth. Er is hiervoor uitgebreide documentatie beschikbaar.

Eigendom van gegevens

Alle gegevens die u vastlegt in de online CRM software blijven van uzelf. Exact mag zichzelf zonder toestemming geen toegang verschaffen tot de data.

Conclusie

Exact biedt een meer dan volwassen CRM oplossing, gegeven de mkb-markt. Zoals te verwachten is deze naadloos geïntegreerd met de andere onderdelen van Exact Online. De CRM functionaliteit is in korte tijd merkbaar met zorg ontwikkeld en wordt vrij frequent voorzien van nieuwe features. Wat ons betreft doet Exact zichzelf en potentiële klanten op dit moment tekort met het feit dat de CRM module niet los te verkrijgen is.

Indien u niet alleen behoefte heeft aan cloud ondersteuning voor klantrelatiebeheer, maar ook op andere vlakken, dan is Exact Online voor u zeker software om serieus te overwegen. Het gebrek aan vlotte communicatie is een minpunt, zeker in deze markt.

Dit zijn de belangrijkste onderdelen van Exact online CRM. Als je meer wilt weten over het CRM systeem kun je de review lezen, of Exact online CRM vergelijken met andere CRM systemen in onze vergelijkingstool.