FreeCRM is beschikbaar in twee varianten: Free en Professional. De gratis versie staat een ongelimiteerd aantal gebruikers toe, maar de opslag van gegevens is beperkt tot 10 MB en dat is tegenwoordig niet veel. Deze versie bevat ook een behoorlijk aanwezige advertentiebalk bovenin het scherm. Vreemd genoeg zijn de advertenties niet zakelijk georienteerd en lijken niet alle advertentiesplekken ingevuld, dus komt er regelmatig een “Your Ad here” banner in beeld. Vergelijk FreeCRM aan de hand van de onafhankelijke en objectieve review in dit artikel.
Inhoud
Set up en gebruikers toevoegen
Het aanmaken van een account is eenvoudig met behulp van een e-mailadres. Het toevoegen van gebruikers is even eenvoudig door te navigeren door het administration gedeelte.
Navigatie is vergelijkbaar met de meeste web based CRM apps met tabbladen of modules bovenin het scherm. Snelkoppelingen staan direcct onder de modules.
Het is mogelijk om data te exporteren en importeren door gebruik te maken van de mapping schermen.
E-mail ondersteuning is opvallend genoeg niet aanwezig. Er is de mogelijkheid om bulk campagnes, maar niet om individueel te mailen vanuit het systeem. Alhoewel er een plugin voor Microsoft Outlook in de professionele editie wordt geboden, synchroniseert die alleen calls en taken. Doordat e-mail snel de primaire communicatiemethode wordt tussen bedrijven, is dit een behoorlijk probleem.
Rapportage
Rapportage is zeer beperkt en biedt slechts voorgedefinieerde rapporten. Voor zover bekend is er geen tool om rapportages zelf te definiëren.
Bedrijven
Binnen FreeCRM staat een bedrijf centraa. De meeste objecten kunnen (of zijn standaard) gerelateerd aaan het bedrijfsobject. Gemarkeerde bedrijven worden weergegeven in een soort favorietenlijst.
Contactpersonen
Contactpersonen zijn leads, prospects en klanten. Het scherm voor contactpersonen dekt de voornaamste behoefte om gegevens op dit vlak vast te leggen. Contactpersonen zijn te typeren als “assistant”, “supervisor” en “aangedragen door”, waardoor dit systeem zich onderscheidt van anderen. Verder stelt het u in staat een afbeelding als bijlage toe te voegen en dit vergroot de herkenbaarheid van personen. In leads en contactpersonen wordt geen onderscheid gemaakt, maar deze objecten zijn te typeren als lead, contactpersoon, partner, prospect en vriend. Voor kleinere hoeveelheden data is dit prettig, maar bij grotere bedrijven met veel gegevens kan dit onoverzichtelijk worden.
Documenten
Het documentengedeelte is een prettige plek om documenten op te slaan. Het beheren van beperkte metagegevens wordt ondersteund, zoals titel, versie, korte omschrijving en tags, maar het is niet mogelijk om documenten te typeren. U bent in staat documenten te relateren aan contactpersonen, bedrijven, prospects, taken of cases.
Formulieren
Er zijn mini-formulieren die kunnen worden gebruikt om interne en externe feedback te verzamelen. Deze functie is interessant en bruikbaar, hoewel de verzamelde antwoorden ogenschijnlijk niet individueel worden ontsloten of benaderbaar zijn. Daarnaast, zonder rapportages te kunnen definieren kun je de antwoorden niet gebruiken bij marketing.
Zodra een formulier is opgesteld en opgeslagen, zijn de waarden inzichtelijk in een door het systeem gegenereerde URL. Deze URL kan worden gebruikt in een marketingcampagne. U kunt de formuliereditor gebruiken om uw vragen en antwoorden te definiëren.
Calls
Het onderdeel Calls is goed doordacht en biedt een beperkte scripting oplossing die zeker niet vanzelfsprekend is. De vraag is overigens waarom deze techniek niet door de ontwikkelaars is gebruikt om het mogelijk te maken om zelf rapportages te definieren. Het aanmaken van bellijsten en campagnes is erg eenvoudig.
Taken
Taken lijken erg op cases, omdat er basis informatie kan worden beheerd als status, geplande datum, percentage gereed, type en prioriteit. Taken kunnen slechts worden gerelateerd aan één contactpersoon en één bedrijf.
Deals
Deals hebben een status (open of gesloten) en een fase (definieerbaar naar uw inzicht). Bij deals is er de mogelijkheid om n-op-n relaties voor contactpersonen vast te leggen en om rollen te definieren bij een deal. Verder helpen tabellen, rapporten en grafieken om inzichtelijk te maken hoe uw sales team en campagnes presteren.
Cases (service verzoeken)
De module voor cases stelt u in staat om service verzoeken te beheren. Het is mogelijk om key words en tags vast te leggen om e.e.a. snel terug te kunnen vinden. Zoektermen kunnen worden opgeslagen en kunnen worden gesorteerd. Het is niet mogelijk om meer dan één bedrijfscontactpersoon vast te leggen bij een case en dat is niet erg realistisch, omdat vaak meerdere contactpersonen betrokken zijn om iets op te lossen. Verder zijn andere objecten gerelateerd, zoals afspraken, calls, notities en documenten.
Workflow
Ondersteuning voor workflow is niet aanwezig binnen FreeCRM.
History
Het is mogelijk om geschiedenis in te zien via het bijbehorende paneel/menu.
Contractueel
De gratis versie bevat o.a. het volgende:
- Maximaal 5 gebruikers;
- Beheer van maximaal 2500 relaties;
- Gelimiteerde opslag;
- Geen support (zelf-service);
Voor de volledigheid; bijvoorbeeld de professional versie kent o.a. de volgende eigenschappen:
- $14,95 – 24,95 per maand per gebruiker;
- Live chat, telefonische en e-mail support;
- Ongelimiteerde opslag;
- 128bit SSL Encryptie;
- Geavanceerde synchronisatie (Outlook Plugin);
- Ongelimiteerde dataopslag.
Tot slot is er ook nog een Voice CRM versie voor $ 39,95 per maand.
Abonnementen op de betaalde versies van FreeCRM worden maandelijks stilzwijgend verlengd. Facturatie vindt plaats op elke eerste van de maand. FreeCRM geeft een “niet goed, geldt terug” garantie.
Conclusie
Voor gratis CRM is FreeCRM niet slecht. Als u behoefte heeft aan een eenvoudige contactmanager met beperkte ondersteuning voor het beheer van opportunities dan zou dit tool voor u kunnen volstaan. De drie grootste nadelen zijn:
- Er is geen mogelijkheid tot individuele communicatie per e-mail vanuit de software;
- U heeft geen beschikking over een tool waarmee u zelf rapportages kunt definieren;
- Het niet kunnen beheren van n-op-n relaties in veel gevallen.