Digitaal Kantoor

Vergelijk Digitaal Kantoor online CRM software aan de hand van de onafhankelijke en objectieve review in dit artikel. Het Nederlandse Digitaal Kantoor is sinds begin van deze eeuw leverancier van CRM software voor het midden- en kleinbedrijf (MKB). Dat gebeurde eerst met on-premises software en de afgelopen 10 jaar in de cloud. De online CRM software wordt veel gebruikt door verenigingen, stichtingen, web winkelreis, adviesbureaus en detacheerders.

Gebruiksvriendelijkheid

Het online CRM pakket oogt fris en van deze tijd. De user interface opent met een dashboard waarvan je de blokken zelf kunt indelen. Hiermee kun je de volledige status in één keer overzien. Het hoofdmenu met de modules vind je bovenin.

Functionaliteit

De online CRM software van Digitaal Kantoor beschikt over o.a. de volgende functionaliteiten:

Algemeen

• Het hoofdmenu van Digitaal Kantoor vindt u bovenin het scherm. Per hoofdmenu wordt het submenu aan de linkerkant in uw scherm getoond.
• Op de relatiekaart toont beknopte NAW-informatie per relatie en de hoofdcontactpersoon. Handig is dat er verschillende afleveradressen via contactpersonen kunnen worden vastgelegd. Ook wordt informatie uit diverse social media samengevoegd. Routebeschrijvingen zijn met een druk op de knop in Google Maps beschikbaar.
• Afhankelijk van de modules waarover u beschikt worden tabs getoond, zoals Contactpersonen, Taken, Email en Agenda (altijd). De diverse modules komen op de relatiekaart weer bij elkaar.
• Voor relaties is voor actualiteit van gegevens een actieve koppeling met de KvK geïntegreerd.
• De software beschikt niet over een trechterweergave, maar wel over overzichten die met kleuren visueel kunnen worden verrijkt. Verder beschikt u over kansen overzichten en rapportages (bv. pie charts).
• De agenda wordt automatisch gesynchroniseerd met bv. Microsoft Exchange, Google, etc.

Kansen

• Losse notities kunt u slepen onder bepaalde statussen, zonder dat het al formeel relaties zijn. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij koppeling met uw website of bij gebruik van lead generatoren e.d..
• De funnel van kansen is inzichtelijk.
• Kansen kunnen (wanneer serieus) worden geconverteerd naar een formele relatie.
• U kunt op diverse manieren kijken naar de data rondom kansen.

Documenten en mailings

• De module Documenten voorziet erin om invulformulieren te maken.
• Nieuwsbrieven (o.a. AttachedMail en Mailchimp) zijn onderdeel van de Documenten module.
• Met Mailchimp wordt echt gesynchroniseerd. Opt-out van ontvangers worden verwerkt in de relatiekaart en vice versa.
• Digitaal Kantoor beschikt ook over een eigen mailsysteem waarmee u wat zaken kunt versturen en d.m.v. wat sleutels variabelen kunt vullen.
• Met de module Offertes kunt u zelf designs maken in de documenten d.m.v. blokken.
• Handigheidje: bij buitenlandse invoer (BTW of adres) worden de verkoopfacturen automatisch voorzien van 0% BTW.

Overigen

• Handel gerelateerde funnels zit in de module Handel
• Module Projecten en Uren is bedoeld voor zgn. urenfabrieken.

Flexibiliteit / aanpasbaarheid

Binnen Digitaal Kantoor zijn diverse zaken door uzelf aan te passen. Zo kunt u eigen velden beheren en velden aan- en uitzetten en kleureninstellingen doen om aan te sluiten op uw eigen huisstijl. Tevens kunt u diverse overzichten zelf beïnvloeden via de pagina-instellingen. Ook een aantal rapportages kunt u zelf aanpassen. Verder kunt u door middel van de filterfunctie overzichten zelf aanpassen, waarbij u tevens kunt aangeven welke velden moeten worden getoond. Deze overzichten kunt u in Digitaal Kantoor laten tonen.

Aanpassingen laten maken ín de diverse blokken van detailinformatie kunt u als meerwerk laten uitvoeren.

Bij bijzondere wensen ten aanzien van bepaalde pagina’s kunt u alternatieve pagina’s laten maken die de standaardpagina’s overrulen.

Uitwisselbaarheid / connectiviteit

Vanuit Excel of CSV bestanden zijn relaties te importeren, waarbij u wordt geholpen middels een voorbeeldbestand met voor ingevuld headerinformatie.

Digitaal Kantoor beschikt standaard over een actieve koppeling met de Kamer van Koophandel (KvK), waarbij de vrij toegankelijke data is geïntegreerd. Gegevens worden continu gecheckt op actualiteit.

Er is voorzien in een koppeling voor e-mail door middel van invullen eigen e-mailgegevens, waarna Digitaal Kantoor je eigen mailbox uitleest en archiveert bij de juiste relatie. Verder is het mogelijk met Google en Exchange (allebei beide kanten op) te koppelen en o.a. POP- en IMAP-accounts te koppelen. Hosted Exchange is een extra dienst tegen meerprijs.

DigitaalKantoor kan voor VoiceOverIP via “Dial” commando’s aan diverse software worden gekoppeld. Hierbij is het mogelijk om bij inkomende telefoontjes direct de betreffende Relatiekaart te laten tonen. Flexcom is in dit kader een geadviseerde partner van DigitaalKantoor (meerwerk, buiten scope). Een en ander is uit te breiden met aanmaken van een automatische notitie bij een telefoontje met datum, tijd, etc. (meerwerk).

Beschikbaarheid

Beschikbaarheid/hosting wordt verzorgd vanuit Nederland. Uw data wordt redundant opgeslagen (dus op meerdere locaties). U kunt de beschikking krijgen over een eigen URL, waarbij via Digitaal Kantoor een SSL certificaat kan worden geregeld (maatwerk).

Performance/snelheid

De snelheid in gebruik tijdens de demo en in de proefversie is prima. De diverse schermen worden snel geladen en de echte ‘doorwerkers’ zullen ook een prima performance ervaren.

Mobiel

Voor Digitaal Kantoor zijn zowel een iOS als een Android app beschikbaar. De mobiele app is in geval van CRM vooral bedoeld als kijkfunctie voor onderweg. U kunt in de app ook een relatie toevoegen, maar een bestaande relatie bewerken is niet mogelijk.

Naast de app is Digitaal Kantoor ook bereikbaar via de URL. De software wordt in dat geval schaalbaar weergegeven (responsive) en dat is vooral werkbaar op grotere telefoons of tablets. In dit geval beschikt u wel over alle functionaliteit.

Social

Binnen Digitaal Kantoor wordt van relaties informatie automatisch samengevoegd vanuit social media. Hiertoe vult u de linkjes zelf in, waarna de informatie uit de diverse tijdlijnen zichtbaar is.

Rapportage

De software beschikt zelf over een rijk arsenaal aan overzichten en rapportages. Daarnaast kunt u specifieke rapportages als support op maat laten maken en/of aanpassen.

Eigendom van gegevens

De gegevens die u als klant in Digitaal Kantoor beheert zijn uw eigendom.

Support

De Software as a Service (SaaS) beschikt over inline video’s voor hulp. Verder worden er op diverse plaatsen ook inline links getoond die verwijzen naar hulp.

Hulp van een specialist is gratis tot een half uur per maand bij licenties van min €40. De eerste 2 uur (ook implementatie valt hieronder) ondersteuning is in de meeste gevallen ook gratis en dat is voor puur de CRM-functionaliteit meer dan voldoende.

Back-ups

Per dag worden meerdere keren back-ups van de data gemaakt, die door en bij Digitaal Kantoor worden opgeslagen. Vanuit instellingen – import/export kunt u als klant zelf back-ups maken (MySQL). Onder het kopje Veiligheid in de software vindt u meer informatie over back-ups

Contractueel

Digitaal Kantoor Pakket heeft een redelijk eenvoudige basis, maar voor diverse modules zijn meerdere varianten mogelijk. Om die reden heeft de leverancier er de voorkeur voor u daarmee te laten helpen, zodat Digitaal Kantoor zo goed mogelijk aansluit op uw eigen workflow. Eigenlijk worden klanten altijd op basis van persoonlijk contact op weg geholpen. Hiervoor biedt DK initieel 2 uur aan ondersteuning. Daarnaast beschikt u voor abonnementen van meer dan €40 per maand over een half uur kosteloos support per maand.

Voor alleen de Relatie module betaalt u €15 per maand, maar dat is wel erg sumier qua functionaliteit. Voor €47,50 kunt u ook offreren en factureren en beschikt u over de modules Documenten en Handel. Een complete administratie inclusief boekhouden, personeels- en voorraadadministratie kost rond de €75 per maand. Verder betaalt u €10 per gebruiker per maand.

Indien u een BV of Holding structuur (of prive) meerdere administraties hebt, kunt u deze voeren voor €10 extra per maand.

Verder worden wat aanvullende zaken als extra afgerekend, zoals schijfruimte en het aantal verstuurde SMS’jes vanuit de software.

In principe sluit u een jaarcontract dat jaarlijks automatisch wordt verlengd. Mocht u maandelijks willen opzeggen, dan betaalt u 10% extra op het maandbedrag.

Conclusie

Digitaal Kantoor is een prima online CRM systeem voor het MKB. Door de modulaire opbouw kunt u zelf bepalen welke zaken voor u belangrijk zijn. Binnen de gekozen modules beschikt u over behoorlijk wat flexibiliteit om uw administratie naar uw wensen aan te passen. De initiële begeleiding vanuit de leverancier biedt goede aansluiting bij de opstart. De gratis Nederlandstalige helpdesk is een voordeel voor Nederlandse bedrijven.